Fulfillment-Tutorial: Billbee & Dashboard

Hey, willkommen zum Tutorial, das dir zeigt, wie du mit Billbee als Warenwirtschaft und unserem Dashboard optimal arbeiten kannst. Hier erklären wir dir Schritt für Schritt alles, was du wissen musst, um Bestellungen problemlos zu managen.

So überprüfst du Bestellungen live

• Mit unserem Webhook werden Bestellungen direkt in unser System übertragen.
• Du kannst jederzeit live checken, ob eine Bestellung importiert wurde oder nicht.

Status und Bedeutung: Was ist mit deiner Bestellung los?

1. Status: “Bezahlt” (ohne Tag in Billbee)

Was heißt das?
Die Bestellung wurde gar nicht verarbeitet.

Was kannst du tun?

• Schreib uns eine Nachricht!
• Unser IT-Team schaut sich den Fall sofort an.
• Keine Sorge, das passiert nur in Ausnahmefällen.

2. Status: “Bezahlt” + Tag: FalseOrder

Was heißt das?
Die Bestellung wurde verarbeitet, aber es gibt einen Fehler.

Mögliche Fehler und Lösungen:

1. Adressfehler
   • Ändere die Adresse direkt in Billbee oder im Dashboard.
   • Speichere die Änderung und gib die Bestellung neu frei.
2. Stammdatenfehler (z. B. fehlende oder falsche EAN)
   • Checke, ob die Artikel eine korrekte EAN haben.
   • Falls du Stücklisten nutzt, prüfe, ob die Einzelartikel korrekt zugeordnet sind.
   • Hinweis: Das funktioniert nur bei Bestellungen aus Shops oder Marktplätzen, nicht bei manuell erstellten Orders.
3. Kein Bestand vorhanden
   • Prüfe in Billbee, warum der Bestand nicht passt.
   • Falls es ein Überverkauf ist, passe den Artikel an oder kontaktiere uns.

➡️ Tipp: Alle Details zu FalseOrders findest du übersichtlich in deinem Dashboard unter “False Orders”.

3. Status: “Fulfillment” + Tag: Fulfilling

Was heißt das?
Die Bestellung wurde erfolgreich importiert und wird gerade von uns bearbeitet.

Was kannst du tun?

• Du findest diese Bestellungen in deinem Dashboard unter “Orders”.
• Such einfach mit der Bestellnummer oder Billbee-ID.

Hinweis:

• Ein rotes “X” zeigt an, dass die Bestellung noch nicht versendet wurde. Sie ist noch in der Planung, im Picking oder schon an der Packstation.

Bestellungen ändern oder stornieren

1. Wie kannst du eine Bestellung stornieren?

• Solange eine Bestellung noch ein rotes “X” hat, kannst du sie stornieren:
  • Klick auf das rote Papierkorb-Symbol.
  • Die Bestellung wird aus unserem System entfernt.
  • Falls wir schon mit Picking begonnen haben, werden die Artikel zurück ins Lager gebucht.

2. Wie kannst du eine Bestellung ändern?

a) FalseOrders bearbeiten

1. Ändere Adresse oder Artikel direkt in Billbee.
2. Entferne den Tag FalseOrder.
3. Warte ein paar Sekunden und aktualisiere die Seite.
   • Neuer Fehler? Die Bestellung bleibt als FalseOrder.
   • Erfolgreich? Status wechselt zu “Fulfillment” + Tag Fulfilling.

➡️ Check: Die Bestellung sollte jetzt im Dashboard sichtbar sein.

b) Bereits importierte Bestellungen (Status: Fulfilling)

1. Lösche die Bestellung aus unserem System (rotes “X” und Papierkorb).
2. Passe die Bestellung in Billbee an (Adresse oder Artikel ändern).
3. Entferne den Tag Fulfilling.
4. Warte ein paar Sekunden und aktualisiere die Seite.
   • Der Tag sollte erneut erscheinen, wenn alles korrekt übernommen wurde.

➡️ Finaler Check: Prüfe die Bestellung im Dashboard (Auge-Symbol).

Zusammenfassung

• Checke immer den Status deiner Bestellungen.
• Wenn der Status “Bezahlt” ist, aber kein Tag hat, melde dich bei uns.
• Bearbeite FalseOrders direkt in Billbee oder im Dashboard.
• Solange Bestellungen noch nicht versendet wurden (rotes “X”), kannst du sie ändern oder stornieren.

Falls du Fragen hast, sind wir jederzeit für dich da!